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从职场菜鸟变身职场高手:信息爆炸时代,如何让工作更高效

时间:2019年11月13日 作者:成长充电堡 来源: 百家号

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托马斯·爱迪生曾说:“忙碌未必等于实干。所有的工作目标都是产出产品或有所成就。无论是哪一种都需要未雨绸缪,讲求章法,有计划,有智慧,目标明确,踏实肯干。有时你看似在做,却并没有做。”

很多时候我们看起来很忙,但却浪费了很多时间,因为“忙的没有价值”。

随着科技技术的发展,越来越多的工种可以被机器取代,前有工厂流水线的工人、收费站的员工,后有快递小哥、围棋选手,智能化的进步,推动者人们不得不提升自身的适应能力,以防被时代淘汰。

但无论工作是多么的不可替代,都会存在这样的情况:

每天上班忙忙忙,但一天下来感觉没做多少事因为时间紧张,很多邮件来不及回复、信息容易被遗漏谈起工作思维就会紧绷,静不下心去想怎么提升工作效率机械化地做事多于突破思维定式,总是在舒适圈里打转

信息爆炸时代,我们每天被四面八方的信息轰炸,感到焦头烂额,更不容易抓住重点,靠潜意识的反应支撑行动更像是机械化的工作,难以突破。

《高效忍者》中提到:高效是一种能力,掌握了这种能力,就能用最省力的方法实现既定目标,与此同时,在信息爆炸时代,应该强调的不是时间管理,而是注意力管理。但人的注意力是有限的,我们必须学会适当的方法,合理利用注意力,以达到高效工作的目的。

这本书的作者格雷厄姆·阿尔科特是一名高效培训师和社会企业家,他创建了个人效率培训组织,旨在帮助人们提升职场效率,发挥更多的能力。

充分了解自己的注意力

格雷厄姆·阿尔科特认为,注意力管理可以从以下四方面着手:

1.根据注意力水平安排工作2.?;ぷ⒁饬Σ槐淮蛉?/span>3.通过提高大脑效能,延长注意力集中时间4.挖掘新的“注意力资源”

但是,人很难时刻保持在高度集中的状态,注意力通常是有波动的,并且随着身体状态和时间段变化。因此,在对应的状态下做正确的事,才能让工作更高效。

保罗·J·迈耶曾说:“效率绝非偶然,效率背后是追求卓越、巧妙安排和专心致志。”

在训练高效率工作之前,我们需要认识到注意力的情况,并根据注意力的不同安排不同的工作。

《高效忍者》中提到,注意力大致分为几种类型:

主动型注意力:全神贯注且警觉性高,是工作的最佳状态积极型注意力:能较快的投入到工作中,但维持状态的时间不长,容易分心不积极型注意力:注意力很难集中,只能做些简单、机械化的工作

对于大部分的人来说,早上和上午的时间相对清醒,注意力比较集中,通常是“主动型注意力”发挥作用的时间,而午饭后一两点中的时候相对困倦,经常处于“不积极型注意力”状态。

上午的时间往往是大脑最活跃的时候,如果用这段时间做整理资料、处理邮件等简单的工作,未免太浪费了,不如头脑风暴、会谈交流来的更有价值。

注意力管理是为了建立高产的状态,增强控制感,让自己在有限的能力内做到最好。

为了配合注意力管理,处理信息繁杂的工作内容,格雷厄姆·阿尔科特提出了CORD高效模型,分为4个工作阶段:收集、整理、回顾、实施,在这个过程中,需要根据自身注意力水平安排工作,尽量不受外界的干扰,而是按照自己的习惯安排每一件事情。

收集阶段

这一阶段需充分利用“第二大脑”,即习惯储存信息的地方。我习惯用手机软件记录,可以同时储存文字、图片、语音,在接收到信息的时候先不马上处理,而是放在“第二大脑”中,等合适的时候统一处理。

我们在工作时容易被外界打断,从而降低工作效率。例如,做一份完整的计划书,需要逻辑性思维和整体规划,当第三方传来的信息时,如果马上处理的话,就会影响整体的进度。另外,中断一项工作开始另一项工作,切换时也会浪费时间。

最好的处理方式是,将信息收集起来,及时、简单地记录,既不会影响现在正在做的事情,也不会因为暂时搁置信息而将其遗忘。

收集信息时需要注意的是,减少收集点。工作中可以用来收集信息的载体有很多,笔记本、便签纸、社交软件等,但如果将信息在多个收集点上随手记录,很可能会造成信息的遗漏,或使用不那么方便。

整理阶段

在这个阶段中,要做的是释放“第二大脑”中的信息,分门别类进行整理。

整理的过程也是思考的过程,面对大量的信息,哪些是待办的,哪些是无用的,大脑需要判断。

整理信息大致可分为三个方向:

项目清单:目标性强,即“大方向”,由一系列活动构成主要行动清单:具体到事,确认行动日常待办清单:简单的事,使用不积极型注意力就能完成

回顾阶段

回顾有两个目的,一是总结过去一段时间的工作情况,查看项目进度,发现问题并解决问题。

二是为了更新“第二大脑”中的信息,删除不必要的信息和事项,避免其过于繁杂而失去效用。

工作中我们可以运用周总结、月度计划等方案进行回顾,即把控全局,又能注意细节。

在回顾阶段,需要充沛的注意力,因此,最好每周安排固定的时间,运用主动型注意力完成。

执行阶段

之前的三个阶段,都是为执行打基础,在这个阶段,你需要设定自己的注意力时段,并在注意力集中的时间做重要的事。

明确了要做什么,执行阶段能更有掌控感,按计划行事即可。

现在很多人喜欢用清单软件,每天完成清单上的列明事项,晚上复盘,对于提高办事效率都有很好的效果。

CORD工作法主要的功效是根据个人注意力情况,制定自己的工作计划,从容行事,而不是想到什么做什么,易被外界所左右。要想熟悉运用这种方法,也是需要不断练习、复盘的。

正如《高效忍者》中提到的,信息爆炸时代,我们不再是要“思考如何工作”,更多地思考才是我们的工作。改变原来“just do it”的做法,利用优质注意力创造思维价值,才是提升职场综合竞争力的必备之选。

来源:

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